В 2020 году имеется достаточно число компаний, которые осуществляют свою предпринимательскую деятельность в разных районах России и в различных сферах.
Для ведения деятельности применяется разная техника, оборудование и так далее. Без всякого сомнения, все это обладает конкретной ценностью. Для возможности ведения учета ТМЦ, возникает необходимость в проведении инвентаризации.
Такая разновидность процедуры должна сопровождаться формированием различной документации, которая обладает структурой и вправе предоставить интересующие сведения.
Важные аспекты
Акт инвентаризации ценностей торгово-материальной направленности считается официальным документом, который должен быть сформирован специальной уполномоченной комиссией.
Рассматриваемый акт считается ничем иным, как документальным подтверждением наличия ТМЦ на предприятии либо же в компании, включая финансы и бланки.
Не беря во внимание тот факт, что такая документация обладает установленной формой, в некоторых ситуациях форма может обладать неким различием между собой.
Причем не только по содержанию, но и по структуре. К примеру, к таким документам, можно отнести такие разновидности актов, как:
- относительно инвентаризационной кассы;
- относительно проверки долговых обязательств при недостаче и кражах;
- по вопросу инвестиционных материалов;
- по вопросу инвентаризации расчетов с потребителями, непосредственными поставщиками и иными лицами, которые выступают в качестве кредиторов и дебиторов.
Из этого следует, что каждому из документов подобной направленности соответствует бланк, обладающий определенной формой.
Как правильно составить
В том случае, если в компании имеется ТМЦ, то складские помещения, на балансе которых они находятся, с определенной периодичностью подлежат проверке в виде инвентаризации.
Необходимо обращать внимание на то, что такая процедура отличается не только сложностью, но и трудоемкостью.
Во многом это связано с тем, что в большинстве случаев продукция представлена в огромном ассортименте и в широкой номенклатуре.
Ключевой задачей, которая должна стоять перед рассматриваемыми процессом проверки, принято считать осуществление инвентаризации на предмет соответствия объема показателей с реальным.В случае осуществления инвентаризации товарно-материальных ценностей, то возникает необходимость в формировании акта в соответствии с утвержденной формой ИНВ-4.
Необходимо обращать внимание на то, что такая разновидность формы считается типовой и может быть применена в период оформления акта на проверку ценностей товарно-материальной разновидности.
Кроме того, документ используется в том случае, если был факт смены уполномоченного материально ответственного лица в компании.
Процесс осуществляется в период передачи всей документации тому, кто с недавнего времени стал нести ответственность.
Согласно с нормами российского законодательства, в описях крайне важно указывать установленный перечень соответствующих сведений.
В частности, нужно будет указать в ведомости:
- наименование продукции, которая была отгружена;
- объем и себестоимость;
- даты осуществления отгрузки;
- номер и перечень документации, которая способна подтвердить факт учета на счетах.
По причине того, что рассматриваемый документ применяется в период осуществления инвентаризации стоимости на ТМЦ, то для многочисленных видов продукции возникает необходимость сформировать разные акты:
- на ТМЦ, период внесения оплаты за который еще не наступил;
- на ТМЦ, за который уже прошла оплата в рамках установленного периода.
Если же в компании имеется в наличии ТМЦ, которые не были по различным причинам оплачены своевременно, то в разделе “Примечаний” нужно будет указать инициалы покупателя и транспортировку (если этому есть место).
Порядок проведения процедуры
Решение по вопросу проведения проверки в любом случае должен принимать руководитель предприятия, поскольку оно закрепляется Приказом.
Во время проведения проверки формируется инвентаризационная опись, которая в дальнейшем подлежит передаче в бухгалтерию с целью сверки фактических сведений с учетной.
В случае выявленного расхождения между этими показателями устанавливаются причины возникновения.
К ним можно отнести:
- так называемую пересортицу продукции;
- несвоевременное списание брака;
- выявленные отклонения от установленных технологических норм — в случае использования нормативного метода учета;
- выявленные ошибки во время принятия и списания с учета в частности;
- при краже на складе и так далее.
По результатам проверки должно быть принято решение относительно учета выявленного недостатка и излишка. В случае недостачи, взыскание осуществляется с установленных виновных лиц.
Как заполнить бланк по форме ИНВ-4
Акт должен быть сформирован специально созданной комиссией, перечень которой утверждается Приказом руководства.
Рассматриваемый документ включает в себя:
- лицевую;
- и обратную часть.
Сведения, расположенные на обратной стороне считаются продолжением информации, указанной на противоположной стороне. Бланк формы ИНВ-4 можно скачать здесь.
На обратной стороне в обязательном порядке должна быть отображена итоговая сумма по акту и подписи всех без исключения членов сформированной инвентаризационной комиссии.
По завершению проверку формирование акта по форме ИНВ-4 нужно отобразить на нескольких экземплярах:
- один из них подлежит передаче в отдел бухгалтерии компании;
- второй — непосредственному уполномоченному материально-ответственному лицу.
Документ без особых сложностей может быть составлен в ворде либо же в excel.
Варианты оформления результатов
Выбор соответствующей формы бланка с целью осуществления инвентарной описи и формирования акта напрямую зависит от разновидности самого имущества и типа учета на балансе компании:
| ИНВ-1 | В случае описи ОС (основных средств) |
| ИНВ-1а | В случае осуществления описи нематериальных активов |
| ИНВ-3 | При торгово-материальных ценностях |
| ИНВ-4 | дна из разновидностей бланков, которая применима в случае проверки отгруженных товаров; Применяется с целью учетов продукции, по которым сделка купли-продажи имущества уже оформлена, но при этом средства еще не были перечислены продавцу либо же нарушен установленный период. Продукция, которая не была уплачена в срок, и товар, по которому еще не истек срок, берутся во внимание отдельно сформированными актами. Опись, которая содержит неоплаченный в установленный срок ТМЦ, в поле “Примечание” должен отображать инициалы покупателя, в противном случае у налоговой возникнут вопросы |
| ИНВ-5 | С целью учета торгово-материальных ценностей, которые приняты на ответственное хранение |
| ИНВ-6 | Применяется с целью учета ценностей, которые находятся на период инвентаризации в дороге |
В момент осуществления инвентаризации все без исключения операции с проверяемым имуществом должен быть остановлен, поскольку в процессе сопоставления наличия продукции невозможно реализовать и снять с учета.
Процесс автоматизации работы с документацией
По причине того, что многочисленные ошибки во время формирования подобной документации допускаются даже квалифицированными специалистами, которые неоднократно сталкивались с такой работой, то у сотрудников без опыта они будут гарантировано.
Для возможности существенно снизить вероятность выполнения такой работы и экономии персонального времени, использовать специализированное программное обеспечение, которое дает возможность сформировать документ в автоматическом режиме.Подобное программное обеспечение, на сегодняшний день представлено в большом ассортименте и облает немалыми достоинствами.
К основным преимуществам применения программ, предоставляющих возможность автоматического формирования актов инвентаризации ТМЦ, принято относить:
- заполнение документации в автоматическом режиме;
- возможность добавить при необходимости подпись и печать — если будет факт пересылке по электронной почте;
- есть возможность формирования фирменных бланков компании, на которых отображены логотипы и реквизиты с целью перечисления средств в качестве оплаты;
- при необходимости можно сохранить документ в любом формате;
- благодаря программе можно сразу отправить акт адресату.
К одной из таких программ принято относить 1С. Следует обращать внимание на то, что такая программа в большинстве случаев предназначена не только для автоматического формирования документации.
Видео: важные аспекты
Благодаря программному обеспечению можно с легкостью осуществлять и организовывать учет всей компании в целом.
В завершении хотелось бы отметить — благодаря использованию типового образца рассматриваемого акта можно исключить вероятность допущения в нем различных ошибок и неточностей, что снижает вероятность возникновения недоразумения с уполномоченными контролирующими органами.
В случае использования специализированных программ, ведение учета не повлечет за собой каких-либо сложностей.
