Командировочные выплаты в России

Работодатель имеет право отправлять своих сотрудников в служебные поездки в другие регионы. Но, часть расходов он должен взять на себя. Начальство должно регламентировать статьи командировочных трат, которые оно будет компенсировать своим трудящимся. Но не стоит забывать и о нормах закона.

Что это такое

Командировка — это поездка работника в другую местность с целью выполнения там своих трудовых обязанностей. Командировочные – это определённые статьи расходов, которые компенсирует наниматель. Но, командировкой признаётся именно поездка в другую местность, а не в том муниципальном образовании, в котором находится наниматель. Поэтому если начальство отправляет своего сотрудника, хотя бы на 1 день, он уже должен выплатить суточные и компенсировать часть расходов. Суточные – это определённая сумма денежных средств, которая необходима для проживания в другой местности. Как правило, это компенсация расходов на питание. Но, руководитель может предусмотреть, что он будет компенсировать и иные расходы в поездке. В ст. 167 ТК РФ сказано, что наниматель имеет право отправить своего работника в командировку, но при этом он принимает на себя определённые обязательства. Это:

1. Сохранение его рабочего места.
2. Сохранение, на период поездки, его среднего заработка.
3. Оплата и компенсация всех расходов.

Законодательные нормы

Отправка сотрудника в поездку по делам служебным и оплата расходов предусмотрены:

1. Ст. 167 ТК РФ.
2. Ст. 168 ТК РФ.

В НК РФ прописано, что если наниматель будет выплачивать своему работнику суточные в определённом размере, то они не будут облагаться НДФЛ. То есть, не облагается налогом следующие суммы:

1. 700 рублей в сутки при поездках по России.
2. 2 500 рублей в сутки при командировках за границу.

Суммы сверх этого подлежат налогообложению.

Как оплачивается

Во время служебной поездки за сотрудником сохраняется и средний заработок, и его рабочее место. Поэтому те дни, когда человек отсутствует и находится в служебной поездке, должны быть оплачены. Если предстоит трудиться в поездке сверхурочно или по выходным, руководитель также должен соблюдать нормы ТК РФ, и производить оплату в повышенном размере. И он должен ещё платить суточные.

По среднему заработку

Находясь в командировке, трудящийся фактически выполняет свои обязанности. Поэтому он должен получать за эти дни ЗП. Но, в данном случае, она определяется не по окладу данного сотрудника, а по его среднему заработку. Для этого необходимо подсчитать сумму годового дохода этого человека и разделить её на то количество дней, которое он фактически отработал за последний год. То есть, стоит исключить периоды пребывания на больничном, в отпуске, простоя и прочее. Полученная сумма и будет являться заработком за 1 рабочий день. Если умножить полученное значение на количество дней командировки (выходные дни не учитываются, только будни), то получится сумма, которую сотрудник должен будет получить по возвращении.

Ночные и сверхурочные часы

Если есть необходимость работать ночью или сверхурочно в командировке, то должен быть издан соответствующий приказ, с которым человек должен ознакомиться. Оплата такого труда производится в повышенном размере:

Первые 2 часа переработки	оплачиваются в 1,5 кратном размере от среднего заработка
Последующие часы	в 2-ух кратном

Если сотрудник пожелает, он может заменить оплату на дни дополнительного отдыха.

В выходные и праздничные дни

Аналогичная ситуация и с выходными и праздничными днями. То есть, если есть необходимость трудиться в эти дни, то должен быть приказ. Кроме того, производится либо повышенная оплата, либо работник берёт дополнительные дни для отдыха. Так как, в эти дни человек будет работать, то и суточные ему также должны выплачиваться.

Какие расходы, связанные с поездкой должны возмещаться

Согласно ст. 168 ТК РФ, руководитель должен возместить своему сотруднику следующие расходы:

На поездку	то есть, стоимость билетов на любой транспорт (за исключением такси) до места назначения
На аренду жилого помещения	это может быть квартира, а может быть гостиница. Эти нюансы стоит обговорить с начальством перед поездкой
Иные расходы, которые связаны с проживанием в чужой местности	эти расходы получили название «суточные», то есть, определённое количество денежных средств для проживания одного человека в течение одних суток
По договорённости с работодателем	могут компенсировать и иные расходы

Каждый работодатель имеет право самостоятельно устанавливать и утверждать статьи расходов, которые подлежат компенсации в командировке. Эти статьи расходов, а также сумма «суточных» должны быть утверждены в локальном нормативном акте.

Проживание

Приехав в другую местность, командировочному необходимо где-то жить. Чаще всего для этого выбирают именно гостиницы, так как подтвердить расходы на жильё не составляет труда. Но гостиницы могут быть разными, поэтому необходимо согласовать с начальством сумму, которую они готовы дать за 1 день проживания в гостинице. Если сотрудник решит жить в более дорогом номере, разница в оплате будет за его счёт. Оплачивается только проживание. Дополнительные траты (мини-бар, доставка еды в номер и прочее) наниматель компенсировать не должен.

Проезд

Руководитель обязан компенсировать стоимость проезда до места командировки и обратно. В некоторых случаях, компенсации подлежат даже расходы на такси. Но поездка на этом транспорте должна быть целесообразной и оправданной.

Питание

Это также входит в статьи расходов, которые подлежат компенсации со стороны нанимателя. Чтобы подтвердить свои траты, сотрудник может собирать чеки со всех столовых и кафе, где он ел. Но, проще выделить человеку некоторую сумму на питание. Она называется «суточные», и возможность предоставления этих средств прописана в ТК РФ.

А если на своем авто

Работник может отправиться в командировку на своём авто, это не запрещается законом. Но траты ложатся на «плечи» работодателя. То есть, возврату сотруднику подлежат следующие расходы:

1. На бензин.
2. На ремонт.
3. На парковку и прочее.

Различные штрафы компенсации не подлежат. Но, чтобы не путаться в расходах, можно взять у работника его машину в аренду и отправить его на ней. Это будет несколько проще! Чтобы получить компенсацию средств за использование личного авто, необходимо написать служебную записку на имя начальника.

Суточные по стране и заграницу

Да, законодательно закреплено, что организация обязана оплачивать своим сотрудникам определённые расходы, которые те несут в командировках. Это, своего рода, компенсация за то, что человек уехал в другую местность и вынужден проживать вдалеке от дома. Но это не означает, что платить больше нельзя. Руководитель сам решает, какую сумму в день он может платить своим труженикам. Если эта сумма будет сверх той, которая прописана в НК РФ, то с превышающей суммы он должен будет рассчитать, удержать и заплатить налог за своего работника. Важно! Однодневные поездки по России не оплачиваются, в плане суточных выплат. Но наниматель может принять решение о том, что он будет иным способом компенсировать однодневные поездки. Эти нормы ему необходимо закрепить в локальном акте.

Иные виды трат

Наниматель может самостоятельно решить, какие дополнительные расходы подлежат возмещению. Эти нормы он должен закрепить в локальном нормативном акте.

В каком порядке возмещаются

Компенсация средств происходит в следующем порядке:

На проживание, на дорогу, суточные и прочие расходы компенсируются заранее	то есть, деньги должны быть выданы хотя бы за сутки. Если поездка срочная, то наниматель может не успеть выдать аванс. Тогда сотрудник имеет право не ехать
Зарплата за дни пребывания в поездке выплачиваются как обычно	в дни выплаты зарплаты, которые прописаны в локальном акте

Для того чтобы получить аванс на предварительные расходы, составляется смета. Она утверждается руководством фирмы.

Документы для подтверждения расходов

Все расходы в командировке должны быть целесообразны, экономически обоснованы и подтверждены документами. Поэтому командировочный должен сохранять все чеки, квитанции и иные платёжные документы. К ним относятся:

Счета за гостиницу	и чеки с АЗС
Если сотрудник арендовал квартиру, то необходимо договор аренды, в котором прописана сумма платы	также должны быть расписка от арендодателя о том, что он получил плату за проживание
Проездные билеты	на транспорт: Самолёт – бумажная квитанция билета с посадочным талоном. Поезд – контрольный купон. Такси – кассовый чек и бланк строгой отчётности, на котором указана сумма поездки

Если у командированного ещё остались средства после поездки, то он должен их вернуть в кассу предприятия. Если какие-то платёжные документы утеряны, то можно попытаться их восстановить. Например, сделать необходимые запросы в службы. Но, если восстановить документы не представляется возможным, тогда руководство самостоятельно принимает решение, компенсировать эти траты сотруднику или нет.

Налоговый учет

Применяя общий режим налогообложения, руководитель обязан уплачивать налог на прибыль. При расчёте налоговой базы, необходимо учитывать доходы и расходы. Влияют ли как-то расходы на командировку на налоговую базу налога на прибыль? Работодатель имеет право учесть расходы на оплату поездок своих сотрудников при расчёте налога на прибыль. При этом эти расходы снижают налоговую базу по этому налогу. Но, чтобы это произошло, эти расходы должны соответствовать ст. 252 НК РФ. То есть:

1. Должны быть экономически оправданы.
2. Должны быть подтверждены документами.

Расходы на командировку учитываются в составе прочих, связанных с производством и реализацией продукции. Если человек тратил деньги на иные цели, кроме тех, которые прописаны в ст. 168 ТК РФ, то они не могут быть учтены в составе расходов при расчёте налога на прибыль. Какими налогами облагаются командировочные выплаты? Не стоит забывать об НДФЛ. Он должен быть уплачен с суточных, превышающих суммы 700 рублей и 2 500 рублей при поездках по России и за рубежом, соответственно. Эти суммы также должны быть отражены в отчётности. Видео: чем подтвердить
Правильный учёт командировочных расходов не даст налоговикам усомниться в их целесообразности и экономической обоснованности.